كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني ورسائل الايميل باحترافية
كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني؟ هذا هو السؤال الجوهري الذي يدور في رأس أي شخص مبتدئ في استخدام شبكة الإنترنت ومواقع التواصل الاجتماعي. ولكن في بادئ الأمر، قد تحتاج إلى التعرف على ما هو الإيميل. ومن ثم العودة إلى هذا المقال الذي سيفصل لك كيفية كتابة عنوان البريد الالكتروني، وكيفية كتابة رسالة على الايميل. لكي تصل في نهاية المطاف لفهم أكبر ونتيجة أفضل وتحصل على بريد إلكتروني احترافي يمكن استخدامه في مجالات شتى.
كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني بشكل صحيح؟
في الحقيقة، نستغل هذه المقدمة لكي نوضح لك لمَ نتطرق لهذا الأمر وقد يبدو لفئة كبيرة بأنه أمر بديهي. والسبب وراء ذلك هو أن غالبية المستخدمين لا يعرفون كيف يقومون بكتابة عنوان بريد إلكتروني! وذلك واضح بشدة في العناوين المنتشرة على الشبكة. فمن تلك الإيميلات من يحمل أحرف وأرقام عشوائية صعبة الحفظ. ناهيك عن عناوين بأسماء وهمية كـ أمير الكلمات وغيرها من الكلمات غير الاحترافية والتي لا تصلح للاستخدام أبداً. بالنتيجة، لا بد من التحدث عن هذا الأمر المهم في عالم الإنترنت وهو كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني ورسائله باحترافية.كيفية كتابة عنوان بريد الإلكتروني خطوة بخطوة
1. اسم المستخدم - User name
تنقسم عملية كتابة أي إيميل إلى 4 أقسام رئيسية، ويعد اسم المستخدم أول عنصر أساسي في هذه العملية. وذلك لأن أي بريد إلكتروني يجب أن يبدأ باسم من يستخدمه كبداية تعريفية لصاحب الـ Email. واستناداً لما سبق يتضح لنا أنه الاسم الذي عليك اختياره عند إنشاء إيميل جديد، وينصح بأن يكون اسمك الحقيقي وليس مجرد أرقام أو اسم وهمي. وبطبيعة الحال، يجب أن يكون في البداية من جهة اليسار؛ وباللغة الإنجليزية حصراً، ويتألف من حروف وأرقام بلا أي رموز أو علامات غريبة.عِلماً أن اليوزر نيم الذي ستختاره يجب أن يكون متوفر ولم يُستخدم من قبل. ولكن لسوء الحظ، هناك تشابه كبير في الأسماء حول العالم لذا قد تكتب اسمك وكنيتك ويكون غير متوفر! في هذه الحالة، ما عليك سوى إضافة حروف أخرى أو أرقام حتى تصل إلى تركيبة مميزة لم يستخدمها أحد من قبلك. ولا بد من التأكيد على أن البساطة أمر مهم للغاية لكي تتمكن من تذكر بريدك الإلكتروني.
2. رمز (@) وينطق (آت)
ثانِ عنصر مهم للغاية عندما يتعلق الأمر في كيفية كتابة عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك. فمن الضروري جداً عزيزي المبتدئ أن تكتب علامة الآت @ بعد اسم المستخدم على الفور. فلا يوجد إيميل في الوجود لا يحتوي على هذه الإشارة إذ أنها غاية في الأهمية وبدونها لن تكتمل عملية كتابة الإيميل. وهي بطبيعة الحال عبارة عن رمز لاتيني يجب كتابته في أي Email، ويكون عادةً في المنتصف بين اسم المستخدم واسم النطاق الذي يقدم الخدمة.3. اسم النطاق - Domain
يعد اسم النطاق أو الدومين Domain ثالث عنصر أساسي في تكوين أي بريد إلكتروني. ومِما لا شك فيه أن هذا الاسم يجب أن يتكون من اسم الشركة أو الموقع الذي يوفر خدمة البريد الإلكتروني. فأن كنت تسعى لإنشاء إيميل اعتماداً على أشهر خدمة موجودة على الويب والمقدمة من جوجل ألا وهي جيميل - Gmail فمن الطبيعي أن تكتب بعد علامة الآت كلمة gmail. كما يتوفر الكثير من الشركات الأخرى التي تقدم خدمة إنشاء إيميل كالهوتميل - Hotmail أو أوتلوك - Outlook المقدمين من شركة مايكروسوفت وياهو، وغيرهم الكثير.4. دوت كوم com.
أخر عنصر في تكوين الـ Electronic Mail هو وجود خاتمة النطاق والتي تأتي مباشرةً بعد اسم النطاق الآنف ذكرها. عادةً ما تكون هذه النهاية مكونة من نقطة وبعدها كلمة كوم com. ولكن تجدر الإشارة هنا إلى وجود خواتم نطاقات مغايرة لـ com. ويمكن أن تتغير من موقع لآخر. فقد تكون net. أو org. وأحياناً عبارة عن دليل لشيء معين كدولة على سبيل المثال لتنتهي بـ fr. كإشارة لدولة فرنسا على سبيل المثال، وقد تنتهي بشيء مغاير تماماً أيضاً وفقاً لمَ تقدمه الخدمة التي تعتمد عليها.مثال توضيحي لكيفية كتابة عنوان البريد الإلكتروني
بعد أن تحدثنا عن أهم العناصر التي يجب أن يتكون منها أي بريد إلكتروني، يجدر بنا الإجابة عن سؤال "كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بي؟" وذلك من خلال طرح مثال تفصيلي وتوضيحي يحتوي على العناصر الأربعة التي ذكرناها في الفقرة السابقة من هذا المقال. ولتوضيح ذلك، فالشكل الأساسي لمكونات الايميل الضرورية وشكله هي كالتالي بدءاً من اليسار إلى اليمين وباللغة الإنجليزية بطبيعة الحال (com.اسم النطاق @ اسم المستخدم).وتفسيراً لذلك، سنقوم الآن باستبدال العناصر أعلاه بمثال حي. فعلى سبيل المثال، إن كان اسمك احمد - Ahmad وترغب في إنشاء إيميل على موقع gmail فأن شكل البريد سيكون كالتالي (ahmad@gmail.com). وانطلاقاً من ذلك المثال يمكن أن تقوم بعمل الكثير من الإيميلات. إلا أنه من الواجب عليك كما ذكرنا قبل قليل بأن تضيف بعض الكلمات والأحرف أو الأرقام لذلك المثال، لأنه لن يكون متوفراً بطبيعة الحال وقد تم حجزه واستخدامه من قبل.
فإن سألت نفسك كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني الخاص بي؟ أو كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني وكلمة المرور؟ أو كيف اكتب عنوان البريد الإلكتروني في فيسبوك وسناب شات للاندرويد أو الايفون؟ وما إلى ذلك من تلك الأسئلة المشابهة لما سبق فما عليك عندها سوى تطبيق الخطوات التي ذكرناها آنفاً. وذلك ببساطة لأنها الخطوات الأساسية في كل المواقع والخدمات ولا غنى عنها. كما أنها لا تتغير على الإطلاق عزيزي القارئ.
مُميزات البريد الإلكتروني أو الإيميل
وجد الـ Email بصورة رئيسية من أجل التواصل بين المستخدمين على شبكة الويب في أي وقت ومن أي مكان حول العالم. وبناءً على تلك الأهمية والهدف من إنشائه يتمكن أي فرد أو شركة من إرسال رسائل البريد الإلكتروني النصية بكل حرية وبصورة مجانية تماماً. وأضف إلى ذلك، إمكانية إرسال الصور ومقاطع الفيديو والمستندات والفواتير وجميع أنواع الروابط بدون أي مشاكل تُذكر. الأمر الذي سهل بالفعل وغيّر من شكل التواصل بين العالم.عدا عن ذلك كله يمتاز البريد الإلكتروني بسرعة إيصال الرسائل إلى الوجهة المحددة، فما عليك سوى الضغط على زر إرسال - Send، وسوف تصل رسالتك إلى الطرف الآخر بصورة فورية. ناهيك عزيزي القارئ عن إمكانية حفظ الرسائل لفترات طويلة جداً في صندوق الوارد؛ إذ أن رسائلك آمنة وغير معرضة للضياع أو التلف بل ستبقى على ما هي عليه أبد الدهر. فضلاً عن ميزة الإرسال المتعدد لأكثر من شخص بذات الوقت.
والأهم من ذلك أنه يعتبر العنصر الأساسي للتسجيل في أي موقع من مواقع الشبكة العنكبوتية. فلا يمكنك فتح حساب جديد في فيسبوك أو تويتر وأي موقع آخر إلا من خلال هذا الإيميل - Email. مثلاً للتسجيل في موقع إدراك للتعلم عن بُعد لا بد لك في البداية أن تضع عنوان بريدك الإلكتروني، ومن ثم بعض المعلومات الشخصية كي تتمكن من التسجيل في الموقع والبدء في استخدامه. كما أن المواقع تتخذ من خدمة الـ Electronic Mail أداةً رائعة للتحقق من أمان المستخدمين وتفعيل حساباتهم.
وعلاوة عمَ سبق يمكنك البريد الإلكتروني من الاستفادة من كافة خدمات المواقع على الويب، إذ أنك لكي تستفيد من كافة الخدمات التي تقدمها شركة جوجل لا بد لك من الحصول على إيميل Gmail وهكذا. ناهيك عن إمكانية تسجيل الدخول به على أجهزة الكمبيوتر والهواتف المحمولة؛ وذلك ببساطة من أجل تنزيل التطبيقات من المتاجر الرسمية على تلك الأجهزة كمتجر مايكروسوفت في ويندوز 11 ومتجر جوجل بلاي على الأندرويد وغيرها الكثير.
عيوب الإيميل أو الـ Electronic Mail
من أجل استخدام البريد الإلكتروني أنت بحاجة إلى اتصال دائم بالإنترنت وبطبيعة الحال هاتف أو كمبيوتر.يجب توخي الحذر لأن أي خطأ في كتابة عنوان البريد الإلكتروني قد لا تصل الرسالة أو تذهب لوجهة خاطئة.
هناك دائماً مخاطر تتعلق بالأمن والحماية فقد يكون وسيلة لنقل البرمجيات الخبيثة في حال عدم التأكد من المرسل.
قد يتعرض الإيميل إلى الاختراق أو السرقة، الأمر الذي يؤدي إلى تسريب البيانات والمعلومات والوثائق الحساسة.
لا يمكن إرسال الرسائل بصورة عشوائية عبر الايميل، إنما فقط للشخص الذي تملك عنوان البريد الإلكتروني الخاص به.
أضف إلى ذلك أنه كأي وسيلة أخرى على الإنترنت يمكن استغلاله لإرسال رسائل مزعجة أو روابط مزيفة ومعلومات كاذبة.
كيفية كتابة رسالة احترافية وارسالها عبر الإيميل
1. كيف اكتب رسائل البريد الإلكتروني باحترافية
في الحقيقة، لا يزال المحتوى العربي ينقصه الكثير من الخبرة فيما يخص البريد الإلكتروني. وترتب على ذلك النقصان أننا نرى كل يوم العديد من رسائل الإيميل في عالمنا العربي ينقصها الكثير من الاحترافية؛ وذلك إما في الأسلوب والصياغة أو حتى في الشكل والتعبير. وهذا يؤدي إلى ضرورة طرح وتقديم بعض النصائح التي لابد من اتباعها للحصول على رسائل إيميل واضحة كافية ووافية من حيث المضمون والشكل.أما من حيث المضمون: فيجب على الفرد أن يحصل في البداية على بريد إلكتروني شخصي وآخر خاص بالعمل. ومن ثم عليه أن يكون واضحاً ومختصراً ومهذباً في كتابته لأي إيميل، وبطبيعة الحال الابتعاد عن العصبية واستخدام جمل قصيرة. كما يفضل تجنب إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني والرد على الجميع في رسالة واحدة. وأضف إلى ذلك ضرورة استخدم المدقق الإملائي كي تضمن خلو رسالتك من الأخطاء الإملائية. وأخيراً وليس آخراً حاول أن تتجنب التواقيع وراجع الرسائل مراراً قبل إرسالها.
أما من حيث الشكل: فيجدر بك أن تبدأ بإلقاء التحية وهذا أمر طبيعي للغاية على ما اعتقد، ولا يجب أن يتعدى هذا الأمر بضعة كلمات. ومن ثم انتقل إلى سطر جديد وأدخل في صلب الموضوع وذلك بالتعريف عن نفسك وعما تريد من خلال كتابة جمل وفقرات قصيرة لا تتعدى الـ 3 أسطر مع وجود فراغات فيما بينها. وفي الختام، قم بتلخيص ما تريد في الخاتمة بسطرين لا أكثر وكتابة التحيات وعبارات الوداع تحت بعضها وصولاً لاسمك. كما عليك الانتباه لعلامات الترقيم واستخدامها بصورة صحيحة.